Сегодня хочу рассказать вам о 15 популярных методах тайм-менеджмента, которые уже много лет применяю на практике.
(за основу взята статья Натальи Шацковой для сайта РБК тренды)
Напоминаю, что вы можете написать мне в социальных сетях, если нужна консультация по личной эффективности и техникам тайм-менеджмента.
Если вам удобнее смотреть видео, то вот оно.
Все материалы по статье в видеоформате.
- Если вы ничего не успеваете
- Что такое тайм-менеджмент
- Принципы тайм-менеджмента
- Приоритизация
- Планирование
- Структурирование
- Лучшие методы тайм-менеджмента
- 1 метод. Подготовка с вечера
- 2 метод.Хотя бы N минут
- 3метод.REDлайны и Дедлайны
- 4 метод. Поедание «лягушки»
- 5 метод. Мелкие задачи
- 6 метод. Автофокус
- 7 метод. Сделайте это завтра
- 8 метод. Деление большой задачи
- 9 метод. Одна задача в один промежуток времени
- 10 метод. Методы фиксированного времени
- метод: «25/5»
- метод: «50/10»
- метод: «90/30»
- 11 метод. Принцип девяти дел
- 12 метод. Канбан
- 13 метод. Хронометраж
- Зафиксировать
- Найти важное
- Планировать
- 14 метод. Матрица Эйзенхауэра
- Важно и срочно — сделать.
- Важные и несрочные — запланировать.
- Неважные и срочные — делегировать.
- Неважные и несрочные — удалить.
- 15 метод. Тайм-менеджмент по хронотипу
- «Медведи»
- «Львы»
- «Волки»
- «Дельфины»
Если вы ничего не успеваете
Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем.
Это самоорганизация и управление собой.
Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Приоритизация
чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению
Планирование
чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет
Структурирование
чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты
Лучшие методы тайм-менеджмента
1 метод. Подготовка с вечера
Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки
2 метод. Хотя бы N минут
Например делаем всего 5 или 10 минут, а там и втянемся, и выполним цель
3 метод. REDлайны и Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны.
Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией
REDлайн — внутренний срок сдачи задачи. Ставят перед дедлайном чтобы был запас на исправление ошибок и доработок
4 метод. Поедание «лягушки»
Сделать неприятное дело с утра (обычно короткое). Альтернативный вариант “съедать лягушек” в первой половине дня, чтобы не портить аппетит утром, но пока есть силы.
Лягушки делятся на:
денежные — приносят деньги, например, позвонить клиенту и предложить свои услуги
рутинные — «косяк» который нужно сделать, например, поменять лампочку в кладовке
поглощающие — требуют много времени и используются как уход от важных дел, например, сортировка фотографий на компьютере
5 метод. Мелкие задачи
Делайте мелкие задачи первыми, и, по возможности, в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена
6 метод. Автофокус
Автор метода Марк Форстер считает, что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче.
Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас.
Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его.
Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
В первую очередь нужно делать задачи которые:
- приносят деньги и/или увеличивают доход
- развивают и/или улучшают навыки
7 метод. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра.
Для этого нужно вести закрытые списки дел.
В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести её в список на следующий день.
Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
8 метод. Деление большой задачи
Едим слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать.
9 метод. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10 метод. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Например, можно действовать по следующим методам:
метод: «25/5»
метод: «50/10»
метод: «90/30»
Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жёстко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11 метод. Принцип девяти дел
Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли.
По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.
12 метод. Канбан
Канбан — это метод организации работы, при котором нагрузка распределяется между людьми. Это позволяет делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
13 метод. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования лежит понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень.
Планировать важно в три этапа.
Зафиксировать
В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное
По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать
Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
Можно вести хронометраж дня, недели, месяца.
14 метод. Матрица Эйзенхауэра
Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности.
Важно и срочно — сделать.
Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать.
Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать.
Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, постирать одежду. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
Неважные и несрочные — удалить.
Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться от них вовсе.
15 метод. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает, что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
«Медведи»
Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы»
Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки»
Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины»
Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Я рассказал о 15 самых популярных методах эффективного управления временем.
Какие из них вы применяли?
Какие способы вы бы добавили?
Оцените статью, поделитесь ей.
Задавайте вопросы в комментариях или социальных сетях.
Пишите в личные сообщения чтобы я помог вам привести ваши дела в порядок.